Yhdistyksen rekisteröinti ei ole välttämätöntä. Ryhmä voi toimia vapaamuotoisesti tai rekisteröityä viralliseksi yhdistykseksi. Yhdistyksen toiminnan järjestämiseksi on kuitenkin parempi rekisteröidä yhdistys.
-Valmistetaan säännöt
-Perustuskirja
-Perustuskokous
-Rekisteröity yhdistys on vastuussa yhdistyksen toiminnasta. Jos ryhmää ei ole rekisteröity, jäsenet ovat henkilökohtaisessa vastuussa toiminnastaan.
- Rekisteröidyttyä yhdistykdestä tulee virallinen, ja se voi hakea rahoitusta projektia varten jasaada avustuksia kaupungin ja valtion virastoilta.
- Yhdistykselle voi avata tilin pankissa.
- Voi kerätä rahaa toimiinsa ja järjestääkseen tapahtumia
- On helppo tehdä yhteistyötä muitten yhdistyksien ja viranomaisen kanssa.- Ihmiset luottavat rekisteröityihin yhdistyksiin.
2. Kokouksen suunnittelu
1. Yhdistyksen nimi
2. Kokouksen laatu
3. Kokouspaikka ja osoitetiedot
4. Aika
5. Asiat
6. Kutsun antamispaikka ja -aika
Mitä kokouksella yritetään saavuttaa?
Laaditaan kirjallinen suunnitelma, mistä selviää kokouksen ohjelma. esim. Pöytäkirjan ja käsiteltävien asioiden läpikäyminen.
Mietitään mitä kukin tekee ja mistä hommasta on vastuussa.
esim. Kuka vastaa tarvikkeista ja ruokatarjoilusta?
Mietitään mitä asioita kokouksessa käydään läpi ja miten-
Esim. Multimediaesityksen välityksellä
Luennoimalla, kalvojen tai videon kera
Tuote-esittelyn avulla
3. Asioiden käsittely kokouksssa asiankäsittelykaavan mukaan
1. Esittely 2. Keskustelu 3. Keskustelun päättäminen 4. Ehdotukset 5. Äänestystavan päättäminen 6. Äänestyksen järjestäminen 7. Äänestys 8. Äänestystuloksen käsittely 9. Muut käsiteltävät asiat 10. Päätös
4. Kokouksen paperisota
1. Kokouskutsun kirjoittaminen
2. Esityslistan laatiminen
3. Pöytäkirjan pitäminen
4. Vuosikertomuksen laatiminen
5. Toimintasuunnitelman kirjoittaminen
6. Tilinpäätöksen tekeminen
7. Tilintarkastuksen suorittaminen
Kokouksen paikalle kutsu on yleensä kirjallinen.
Myös pöytäkirjan pito on aikalailla välttämätöntä.
Eikä sovi unohtaa sellaisia seikkojakaan kuin
1. Vuosikertomus
2. toimintasuunnitelma
3. Tilinpäätös
4. Tilintarkastus
5. Kokouksen virkailijoiden tehtävä
Kokousvirkailijoihin kuuluu yleensä
Puheenjohtaja joka ohjaa työskentelyä esityslistan mukaan.
sihteeri, asian esittelijä, ääntenlaskijat ja pöytäkirjantarkistajat. Puheenjohtaja sopii kokouksen menettelytavoista muiden osallistujien kanssa ja valvoo, että niitä noudatetaan.
Sihteeri joka mm. valmistelee esityslistan asioita ja lähettää osanottajille kokoskutsun. Sihteeri huolehtii myös, että kokouksessa on saatavilla kaikki paperit. Lisäksi sihteeri huolehtii kaikesta muustakin tarvittavasta "tilpehööristä".
Ääntenlaskijat huolehtivat, että äänestyksessä ja vaalissa tarvittavat välineet ovat saatavilla.
Pöytäkirjantarkistaja lukee pöytäkirjan ja vertaa sitä kokouksen kulkuun. Jos pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua, asioiden käsittelyä sekä tehtyjä päätöksiä, he todistavat sen oikeaksi allekirjoituksellaan.
